Teoría de los Sistemas

La teoría general de los sistemas afirma que las propiedades de los sistemas no pueden describirse significativamente en términos de sus elementos separados, esto ocurre cuando se estudian globalmente involucrando todas las interdependencias de sus elementos o sus partes.

Esta teoría se fundamenta en tres premisas básicas:

Los sistemas existen dentro de sistemas, esto quiere decir que las moléculas existen dentro de las células, las células dentro de los tejidos, los tejidos dentro de los órganos los órganos dentro de los organismos y así sucesivamente.

Los sistemas son abiertos: esta premisa es consecuencia de la anterior. Cada sistema que se examine excepto el mayor o el menor, reciben y descargan información en otros sistemas que son contiguos, esto significa que están caracterizado por un proceso de intercambio infinito con el ambiente, que está constituido por los otros sistemas.

Las funciones de un sistema dependen de su estructura: para todos los sistemas biológicos y mecánicos esta es una afirmación intuitiva.

El concepto sistemas paso a dominar las ciencias y en especial la administración. El enfoque sistémico es muy común, este considera que la organización es una estructura autónoma con capacidad de reproducirse, capaz de propiciar una visión de un sistema de sistemas de la organización como totalidad.

El objetivo del enfoque sistémico es representar cada organización de manera comprensiva y objetiva. Es evidente que las teorías tradicionales de la administración se han inclinado a ver a las organizaciones como un sistema cerrado, esto ha llevado a no considerar los diferentes ambientes organizacionales y la naturaleza de la dependencia organizacional respecto del ambiente, además de una excesiva concentración en los principios de funcionamiento organizacional interno y a la consiguiente falla en el desarrollo y la comprensión de los procesos de retroalimentación (feedback), que son esenciales para las empresas en supervivencia. Anteriormente solo se tenía un micro enfoque de la organización, ya que se tenían pocas variables de la situación actual y no se tenía una relación verdadera de la pertinencia de esas variables con algunas que no consideráramos.

La teoría de sistemas penetró a la teoría administrativa por dos razones básicas. Por una parte, la necesidad de sintetizar e integrar las teorías administrativas al aplicar las ciencias del comportamiento al estudio de la organización. Por otra parte, la cibernética y la teoría informática, las cuales trajeron inmensas posibilidades de desarrollo y operación de las ideas que convergían hacia una teoría de sistemas aplicada a la administración o a organizaciones vistas bajo una visión sistémica.

El holismo es la tesis que argumenta que algunas totalidades son mayores que la suma de sus partes. Este enfoque sostiene que las organizaciones y el medio ambiente funcionan como un todo integrado, además destaca que los componentes individuales de un sistema al ser reunidos para constituir una unidad funcional mayor, desarrollan cualidades que no tienen sus componentes aislados.

El enfoque gestáltico cuyo principio básico es la idea según la cual las leyes estructurales del todo determinan las partes y no a la inversa, considera que según la percepción y la cognición los seres humanos conocen y aprenden del mundo.

El concepto de sistema no es una tecnología en sí sino una resultante de ella que permite una visión comprensiva, holística y gestáltica de un conjunto de elementos complejos y le da una configuración de totalidad, que permite revelar lo general en lo particular y muestra las propiedades generales de las organizaciones para adaptarse y sobrevivir en un ambiente característico.

Una organización es un sistema creado por el hombre y esta mantiene una interacción dinámica con su ambiente y que está integrado por diversas partes relacionadas entre sí que trabajan en armonía con el propósito de alcanzar una serie de objetivos de la organización y de sus participantes. Podemos definir un sistema abierto como: Un conjunto de partes en constante interacción en un todo sinérgico u orientado hacia determinados propósitos y en permanente relación de interdependencia con el ambiente externo.

Las organizaciones constituyen una clase o tipo de sistema social, el cual se considera una clase de sistema abierto, donde estos tienen propiedades particulares y comparten otras propiedades con todos los sistemas abiertos, donde estos no se mantienen en reposo sino tienden a la elaboración y a la diferenciación. Los sistemas sociales se fundamentan en actividades estandarizadas de una cantidad de individuos, donde estas actividades son complementarias o interdependientes con respecto a alguna salida o resultado común, son repetitivas, relativamente duraderas y se hallan relacionadas en el espacio y el tiempo.

Para que se mantenga una actividad estandarizada se requiere una continua renovación del flujo de la energía que entra, lo que está garantizado en los sistemas sociales por el retorno de la energía del producto o resultado. El sistema abierto no se agota porque importa energía del mundo que lo rodea venciendo la entropía interna.

Como sistemas abiertos las organizaciones sobreviven cuando son capaces de mantener o importar grandes cantidades de energía mayores que las que devuelvan al ambiente como producto, la razón es obvia la entrada de energía en una organización se invierte directamente y se mira como salida organizacional.

La eficiencia organizacional es la relación entre las entradas de energía a una organización que salen como producto y las que salen absorbidas por el sistema, y está relacionada con la necesidad de supervivencia de la organización. La eficacia organizacional se refiere a la medida en que se maximizan todas las formas de rendimiento, que está determinado por una combinación de la eficiencia de la organización como sistema y sus éxitos en obtener condiciones ventajosas o las entradas de energía que necesite para este.

La eficiencia pretende incrementos a través de soluciones técnicas y económicas, mientras que la eficacia busca la maximización del rendimiento de la organización por medios técnicos y económicos (Eficiencia), y por medios políticos.

Las principales características de la moderna teoría de la administración son las siguientes:

Punto de vista Sistémico: la organización es un sistema constituido por entrada, proceso, salida, retroalimentación y ambiente.

Enfoque Dinámico: el proceso de interacción que ocurre dentro de la estructura de una organización.

Multidimensional y de múltiples niveles: es la visión de la organización desde un punto de vista macro y micro. Es macro cuando se estudia en su ambiente, es micro cuando se analiza en sus unidades internas. La teoría sistémica reconoce todos los niveles y la importancia de sus partes generando un efecto sinérgico.

Multimotivacional: Reconoce que un acto puede ser motivado por muchos deseos o razones, donde sus participantes esperan satisfacer los objetivos a través de ellas, y estos no pueden reducirse a un objetivo único como son las utilidades.

Probabilística: Las variables pueden explicarse en términos hipotéticos y no con certeza.

Multidisciplinaria: Busca conceptos y técnicas de diversos campos de estudio representando una síntesis integradora de aspectos relevantes de todos los campos en el desarrollo de una teoría general de las organizaciones y de la administración.

Descriptiva: Busca describir las características de la administración y de las organizaciones.

Multicausal: Se asume que un evento puede ser causado por numerosos factores interrelacionados e interdependientes.

Adaptación: Se considera que la organización es un sistema adaptativo, que debe adaptarse a las exigencias cambiantes de su entorno, si quiere continuar existiendo. Se perciben como organizaciones interdependientes y en continuo equilibrio dinámico. Las consecuencias de este enfoque es el énfasis en los resultados en vez del énfasis en los procesos o en las actividades, es decir hacer énfasis en la eficacia y no exclusivamente en la eficiencia.